Документ – это материальный объект с информацией закрепленной человеком для передачи её во времени и пространстве. Например, командировочное или отпускное удостоверение, расходный кассовый ордер, путевой маршрутный лист и другие. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в которой они совершаются. Это обеспечивает сплошной непрерывный учет всех объектов учета.
Первичные документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.
Первичные документы должны содержать следующие обязательные сведения:
— наименование документа;
— дату составления;
— наименование организации, от которой составлен документ;
— содержание хозяйственной операции;
— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
— наименование должностей, лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, личные подписи указанных лиц.
Ответственность за своевременное и добросовестное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете, за достоверность сведений, содержащихся в документах, несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Первичные документы составляют на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивается.
Запись в документах делают чернилами, ручкой, на печатных машинках или компьютере. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, четко и разборчиво.
Если в тексте документа или цифрах допущена ошибка, то её следует зачеркнуть и написать сверху правильный текст или сумму.
Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.
