РОЛЬ И ФУНКЦИИ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА НА СОВРЕМЕННОМ МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ

Офисные вакансии традиционно считаются наиболее востребо­ванными на рынке труда. Действительно, чем бы ни занималась ком­пания, трудно предположить, что она сможет обойтись в своей работе без персонала, обеспечивающего жизнедеятельность офиса.

Обязанности офис-менеджера во многом зависят от специфики деятельности, масштаба, структурной организации компании и даже от личности руководителя. Но в любом случае, главной функцией офис-менеджера является обеспечение гармоничной и координиро­ванной работы офиса.

Традиционно в основные обязанности офис-менеджера входят:

  • административная поддержка деятельности офиса: кон­троль работы секретариата, контроль наличия канцелярских товаров, закупка расходных материалов, заказ визиток, решение организацион­ных вопросов (заказ гостиницы, обеды для сотрудников), работа, свя­занная со структурными изменениями (например, организация переез­да в новый офис), общение с внешними инстанциями (например, с пожарной охраной) и т. д. Иногда офис-менеджеру поручают кон­троль исполнения управленческих решений;
  • представительские функции: командировки, прием гостей, организация деловых встреч, работа с клиентами и т. д.

В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности офис-менеджера, в том числе:

  • менеджера по кадрам;
  • секретаря;
  • бухгалтера.

В небольшой компании, где не так много работы с кадрами, офис-менеджер может выполнять обязанности менеджера по кадрам. В больших компаниях вряд ли будет эффективным поручать офис- менеджеру обязанности кадровика в полном объеме.

Лучше, если его обязанности будут ограничены простым кадро­вым делопроизводством. Вопросы подбора персонала не только тре­буют специальной подготовки, но и отнимают много времени, делая невозможным нормальное выполнение прямых обязанностей офис- менеджера.

Многие малые предприятия выводят бухгалтерские функции на аутсорсинг, ограничивая работу своего предприятия в области бухгал­терского учета оформлением первичных документов, который чаще всего поручают офис-менеджеру. Работа с первичной отчетностью требует внимательности и сосредоточенности, в то время как офис- менеджер, отвлекается на телефонные звонки и часто отсутствует в офисе. Такое совмещение может быть целесообразным только для со­всем небольших фирм, либо при перераспределении функций по об­работке первичных документов среди нескольких сотрудников.

Как правило, в больших компаниях существование в штатном расписании должности офис-менеджера подразумевает наличие от­зольной должности секретаря (или даже целого секретариата). Малые предприятия предлагают офис-менеджеру выполнять функции секре­таря — работать на приеме звонков, вести делопроизводство, перевод корреспонденции. Должности офис-менеджера и секретаря не всегда совместимы, так как выполнение представительских функций подра­зумевает частое нахождение офис-менеджера вне офиса, в то время как секретарь обязан практически постоянно находиться у телефона. Поэтому необходимо расставить акценты в обязанностях офис- менеджера: нужен ли ему работник, который все время находится в офисе, или специалист, который более занят внешней деятельностью.

Совмещение функций является для офис-менеджера одной из основных особенностей при работе на малом предприятии. Поэтому офис-менеджер должен обладать практическим опытом работы и поч­ти универсальными познаниями: иностранный язык, устный и пись­менный русский и украинский, умение обращаться с компьютером Word, Excel, Интернет, электронная почта) и оргтехникой, знание де­лопроизводства, кадровой работы, основ бухгалтерии (для понимания общих финансовых вопросов), опыт организации семинаров, встреч и презентаций и т. д.

Кроме этого, офис-менеджер должен быть своеобразным психо­логом на фирме, который должен улаживать конфликты, а не обост­рять их. Поэтому помимо пунктуальности, аккуратности и организо­ванности хороший офис-менеджер должен обладать коммуникабель­ностью, дипломатичностью, чувством меры и даже интуицией.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector