Отдел закупок

 

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение устанавливает цели, основные функции отдела закупок компании, а также основные направления линейного и функционального взаимодействия с департаментами и отделами компании. Настоящее положение сформировано на основе Положения о компании и в основной деятельности соответствует Генеральной цели компании. Отдел закупок возглавляет директор отдела, который действует на основании Положений о компании и организационной структуре компании.

1.2. Директор отдела закупок является непосредственным начальником для всех сотрудников отдела. Функциональное руководство и организацию взаимодействия с департаментами и отделами он осуществляет через директоров департаментов и отделов.

1.3. Структура отдела компании отражается в штатном расписании компании, которое утверждаются генеральным директором.

1.4. Директор отдела закупок непосредственно подчиняется генеральному директору. В его отсутствие обязанности выполняет менеджер отдела. Директор отдела закупок управляет процессами выполнения закупок товаров (вычислительной техники и программного обеспечения) по заявкам и заказам коммерческого департамента и департамента информационно-аналитических систем.

2. Задачи, решаемые отделом закупок

2.1. Обработка коммерческих предложений, заявок и заказов коммерческого департамента и департамента информационно-аналитических систем по наличию, ценам и срокам поставки.

2.2. Отслеживание движения товаров от поставщика к клиенту на всех этапах выполнения заказа.

2.3. Выработка предложений генеральному директору по стратегическим поставщикам и условиям работы с ними, необходимости заключения договоров с поставщиками.

2.4. Поиск новых поставщиков и производителей.

2.5. Планирование потребности в закупках товаров и выработка предложений отделу закупок формированию запасов на складе с учетом результатов статистического анализа и оценки спроса на товары во взаимодействии с отделом маркетинга.

2.6. Контроль регистрации финансовых документов логистического делопроизводства.

1.1.1. Директор отдела закупок

Настоящие требования обязательны для исполнения лицом, ответственным за организацию закупок оборудования и программного обеспечения в интересах выполнения их продаж, руководство процессами взаимодействия с поставщиками, планирование поступления заявок и выполнение заказов, ведение учетно-отчетной документации – директором отдела закупок.

1. Общие положения.

Директор отдела закупок подчиняется генеральному директору компании и отвечает:

         за эффективное управление заявочной кампанией, заказами и закупками оборудования и программного обеспечения;

         за контроль материальных потоков поставок и качества продукции;

         за организацию планирования заказов и ведение учетно-отчетной документации.

Директор отдела закупок назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором компании.

Прием–сдача дел при назначении и освобождении директора отдела логистики оформляется актами после проверки состояния хозяйственного учета и отчетности.

На время отсутствия директора отдела (командировки, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к менеджеру отдела закупок.

2. Должностные обязанности.

Директор отдела закупок обязан:

         осуществлять управление всеми процессами закупки от обработки заявок коммерческого департамента и департамента информационно-аналитических систем до выполнения заказов по закупкам оборудования и программного обеспечения с контролем их движения на всех этапах;

         управлять мероприятиями по установлению контактов с поставщиками, вырабатывать предложения генеральному директору по условиям работы с ними;

         формирование классификации поставщиков по различным признакам, закупаемой продукции с целью использования при планировании закупок, а также в интересах повышения эффективности обработки поступающих заказов (проверка доступности товаров) и их выполнения;

         организация ведения Договоров и Контрактов по поставкам;

         фактурирование продукции;

         непосредственный контроль правильности электронного учета логистики компании и организация дальнейшего его развития;

         планирование потребности в закупках продукции и запасов ее на складе с учетом результатов сбора статистики и спроса на продукцию из отдела маркетинга, как у корпоративных клиентов компании, так и у отдельных покупателей на основе анализа возможностей поставщиков, характера закупок оборудования и программного обеспечения по типам;

         организация прогнозирования заявок и соотношения с ними объемов выполняемых заказов по типам продукции;

         управление имеющимися ресурсами компании;

         планирование, определение сроков выполнения наиболее типичных заказов с координацией действий сотрудников отдела по улучшению качества работ;

         организация тесного взаимодействия с техническими службами компании по выполнению гарантийных обязательств, ремонту и техническому обслуживанию оборудования и программного обеспечения;

         неукоснительно отслеживание порядка хранения и движения документов на оприходованный товар от официального поставщика (комитента) в компанию, которые регулярно (не реже раза в неделю) запрашиваются финансовым директором и главным бухгалтером компании. Данные документы не служат информационным источником, сопровождающим поступающие товары, но необходимы для предъявления фискальным органам.

Вся входящая и выходящая документация по движению продукции компании проходит через финансового менеджера.

3. Ответственность.

Директор отдела закупок несет ответственность в случаях:

         необоснованного срыва или некачественного выполнения заказов департаментов компании;

         неправильного отражения информации о материальных потоках в электронной базе, запущенности и искажение учета и проводимых операций;

         несвоевременного информирования генерального и финансового директоров об обнаруженных нарушениях дисциплины учета и отчетности по материальным средствам, которые могут нанести ущерб компании;

         несоблюдения в компании утвержденных правил ведения закупок и сбыта продукции.

Директор отдела закупок не имеет права передавать свои полномочия по ведению хозяйственных операций другому лицу без письменного разрешения генерального директора компании.

 

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector