1. Общие положения
1.1. Настоящее положение устанавливает цели, основные функции отдела закупок компании, а также основные направления линейного и функционального взаимодействия с департаментами и отделами компании. Настоящее положение сформировано на основе Положения о компании и в основной деятельности соответствует Генеральной цели компании. Отдел закупок возглавляет директор отдела, который действует на основании Положений о компании и организационной структуре компании.
1.2. Директор отдела закупок является непосредственным начальником для всех сотрудников отдела. Функциональное руководство и организацию взаимодействия с департаментами и отделами он осуществляет через директоров департаментов и отделов.
1.3. Структура отдела компании отражается в штатном расписании компании, которое утверждаются генеральным директором.
1.4. Директор отдела закупок непосредственно подчиняется генеральному директору. В его отсутствие обязанности выполняет менеджер отдела. Директор отдела закупок управляет процессами выполнения закупок товаров (вычислительной техники и программного обеспечения) по заявкам и заказам коммерческого департамента и департамента информационно-аналитических систем.
2. Задачи, решаемые отделом закупок
2.1. Обработка коммерческих предложений, заявок и заказов коммерческого департамента и департамента информационно-аналитических систем по наличию, ценам и срокам поставки.
2.2. Отслеживание движения товаров от поставщика к клиенту на всех этапах выполнения заказа.
2.3. Выработка предложений генеральному директору по стратегическим поставщикам и условиям работы с ними, необходимости заключения договоров с поставщиками.
2.4. Поиск новых поставщиков и производителей.
2.5. Планирование потребности в закупках товаров и выработка предложений отделу закупок формированию запасов на складе с учетом результатов статистического анализа и оценки спроса на товары во взаимодействии с отделом маркетинга.
2.6. Контроль регистрации финансовых документов логистического делопроизводства.
1.1.1. Директор отдела закупок
Настоящие требования обязательны для исполнения лицом, ответственным за организацию закупок оборудования и программного обеспечения в интересах выполнения их продаж, руководство процессами взаимодействия с поставщиками, планирование поступления заявок и выполнение заказов, ведение учетно-отчетной документации – директором отдела закупок.
1. Общие положения.
Директор отдела закупок подчиняется генеральному директору компании и отвечает:
— за эффективное управление заявочной кампанией, заказами и закупками оборудования и программного обеспечения;
— за контроль материальных потоков поставок и качества продукции;
— за организацию планирования заказов и ведение учетно-отчетной документации.
Директор отдела закупок назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором компании.
Прием–сдача дел при назначении и освобождении директора отдела логистики оформляется актами после проверки состояния хозяйственного учета и отчетности.
На время отсутствия директора отдела (командировки, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к менеджеру отдела закупок.
2. Должностные обязанности.
Директор отдела закупок обязан:
— осуществлять управление всеми процессами закупки от обработки заявок коммерческого департамента и департамента информационно-аналитических систем до выполнения заказов по закупкам оборудования и программного обеспечения с контролем их движения на всех этапах;
— управлять мероприятиями по установлению контактов с поставщиками, вырабатывать предложения генеральному директору по условиям работы с ними;
— формирование классификации поставщиков по различным признакам, закупаемой продукции с целью использования при планировании закупок, а также в интересах повышения эффективности обработки поступающих заказов (проверка доступности товаров) и их выполнения;
— организация ведения Договоров и Контрактов по поставкам;
— фактурирование продукции;
— непосредственный контроль правильности электронного учета логистики компании и организация дальнейшего его развития;
— планирование потребности в закупках продукции и запасов ее на складе с учетом результатов сбора статистики и спроса на продукцию из отдела маркетинга, как у корпоративных клиентов компании, так и у отдельных покупателей на основе анализа возможностей поставщиков, характера закупок оборудования и программного обеспечения по типам;
— организация прогнозирования заявок и соотношения с ними объемов выполняемых заказов по типам продукции;
— управление имеющимися ресурсами компании;
— планирование, определение сроков выполнения наиболее типичных заказов с координацией действий сотрудников отдела по улучшению качества работ;
— организация тесного взаимодействия с техническими службами компании по выполнению гарантийных обязательств, ремонту и техническому обслуживанию оборудования и программного обеспечения;
— неукоснительно отслеживание порядка хранения и движения документов на оприходованный товар от официального поставщика (комитента) в компанию, которые регулярно (не реже раза в неделю) запрашиваются финансовым директором и главным бухгалтером компании. Данные документы не служат информационным источником, сопровождающим поступающие товары, но необходимы для предъявления фискальным органам.
Вся входящая и выходящая документация по движению продукции компании проходит через финансового менеджера.
3. Ответственность.
Директор отдела закупок несет ответственность в случаях:
— необоснованного срыва или некачественного выполнения заказов департаментов компании;
— неправильного отражения информации о материальных потоках в электронной базе, запущенности и искажение учета и проводимых операций;
— несвоевременного информирования генерального и финансового директоров об обнаруженных нарушениях дисциплины учета и отчетности по материальным средствам, которые могут нанести ущерб компании;
— несоблюдения в компании утвержденных правил ведения закупок и сбыта продукции.
Директор отдела закупок не имеет права передавать свои полномочия по ведению хозяйственных операций другому лицу без письменного разрешения генерального директора компании.
Загрузка...
