Бюджет наличности

Для того, чтобы планировать будущий объем производства, менеджеры фирмы должны учитывать не только размеры рынка и имеющиеся производственные мощности, но и определить пот­ребности компании в наличных денежных средствах. Метод прог­нозирования финансовых потребностей компании, который спе­циально сосредотачивается на балансе наличных денежных средств фирмы известен как «составление бюджета наличности». Он значительно отличается от рассмотренного выше прогноза отчета о прибылях и убытках, который не принимает во внимание фактический приход и расход наличных средств. Цель состав­ления бюджета наличности состоит в том, чтобы установить, будет ли у компании иметься достаточно наличных средств, необходимых для удовлетворения финансовых потребностей компании, которые могут возникнуть в определенные периоды. Это устанавливается с помощью сравнения прихода и расхода наличных средств. Разница между приходом и расходом покажет или избыток средств, или потребность в добавочном их коли­честве.

Проблемы, связанные с наличными средствами компании, обычно вызываются существованием определенного промежутка времени между приходом и расходом наличности. Компания не имела бы проблем с наличностью, если бы получение наличных средств от продажи ее продукции происходило одновременно с возникновением необходимости погашения издержек производства. Однако продажа товаров в кредит, сезонные изменения спроса и другие факторы в совокупности приводят к возникно­вению интервала времени между приходом и расходом наличных средств.

Первым шагом менеджера, составляющего бюджет налич­ности, является выбор подходящего отрезка времени. Обычно бюджет наличности составляется с помощью движения наличности в течение одного месяца. В отраслях производства, где движение наличности особенно нестабильно, или во время действия высоких ставок банковских процентов, расчет бюджета наличности произ­водится на основании движения наличных средств в течение одной недели или даже суток. Иногда компаниям приходится рассчитывать бюджет наличности на каждый час.

Вторым шагом менеджера будет выбор долгосрочности про­гноза. То, насколько далеко в будущее будет заглядывать данный прогноз, зависит от ситуации, в которой находится компания. Если используются бюджеты наличности, основанные на данных, полученных в течение одного месяца, компания обычно готовит 12-ти или 24-х месячный прогноз. Бюджеты наличности, основан­ные на более коротких отрезках времени, соответственно сужают масштабы прогноза.

После того, когда исходный период времени и масштабы про­гноза будут выбраны, следующим шагом является определение того, какие переменные величины будут использованы в качестве основы для допущений, на которые опирается прогноз.

Большинство прогнозов начинаются с допущения о том, каким будет объем продаж за определенный период времени (месяц, неделя, сутки) Прогнозы, касающиеся других переменных вели­чин, в свою очередь будут зависеть от прогнозируемого уровня продаж. Допускаемые соотношения между объемом продаж и другими переменными величинами, естественно, очень важны и должны быть установлены и названы совершенно однозначно.

Рассмотрим пример составления бюджета наличности.

Допущения, сделанные при составлении бюджета наличности для компании «Лето».

1. Объем продаж увеличится на 10% в год и будет зависеть от сезона. Пик продаж приходится на летний период.

2. 10% всего объема продаж будет продаваться на наличные. Компания будет продавать товары в кредит, со сроком платежа 30 дней.

3. Поставщики компании предоставляют для оплаты за постав­ленный товар срок 30 дней.

4. Банк предоставит кредит на сумму 110 тысяч рублей.

5. Издержки производства будут равны 80% от объема продаж. Торговые и административные издержки составят 8% от объема продаж.

6. Фиксированные эксплуатационные издержки составят 2000 рублей в месяц, включая расходы на амортизацию в раз­мере 500 рублей.

7. Ежемесячная арендная плата и выплаты процентов составят 500 рублей. (Это допущение является упрощенным, так как уплата процентов будет на самом деле зависеть от фактического размера взятого в банке кредита.)

8. Запасы сырья в фирме рассчитаны на 30 дней работы.

9. Налоги выплачиваться не будут, так как компания суще­ствует второй год и имеет налоговые льготы (отсрочку выплат на 2 года).

10. Остаток наличности на 31.12.10 — 20 тыс. руб.

Бюджет наличности, разработанный для компании «Лето», которая занимается производством летней спортивной формы, является примером прогноза потребности в наличных средствах.

Компания эта существует только второй год и ее владелец может компенсировать утечку денежных средств, вызванную убыт­ками в начале деятельности компании, с помощью займа денег в банке в размере 110 тысяч рублей.

Для того, чтобы определить, хватит ли этой суммы, необхо­димо составить помесячный бюджет наличности на 2011 год.

Менеджеры прогнозируют общий объем продаж, объем продаж за наличные, объем средств, которые будут уплачены компании за товары, купленные у нее в кредит, а также средства, которые будут потрачены компанией на приобретение сырья и материалов у поставщиков.

На основании этих данных вычисляются помесячные приход и расход наличных средств. Для каждого месяца расходы налич­ности, связанные с оплатой издержек производства, вычитаются из суммы наличности, поступающей от продажи товаров за налич­ные в данном месяце и за проданные в кредит товары в предыду­щие месяцы. Превышение доходов над расходами увеличивает остаток наличных средств, а обратная ситуация уменьшает его.

Процедура составления бюджета наличности для приведенного выше примера представлена в табл. 3. Для заполнения таблицы необходимо прежде всего иметь данные об объеме продаж на каждый месяц. На основе данных истекших лет и планируемого увеличения объема продаж на прогнозируемый год менеджеры определяют размеры продаж для каждого месяца. Таким образом, заполняется вся вторая колонка таблицы.

Поскольку фирма «Лето» продает товары в кредит с отсроч­кой платежа на 30 дней, то величина поступления со счетов деби­торов в январе 2011 г. будет равна стоимости товаров, продан­ных в кредит в декабре 2010 г. Эта сумма известна и состав­ляет 72 тыс. руб. Все остальные цифры каждого месяца можно легко рассчитать на основе сделанных ранее предположений.

Произведем расчет для января месяца. Продажа за наличные составит 10% от 70 тыс. руб., то есть 7 тыс. руб., оставшиеся товары на сумму 63тыс. руб. будут проданы в кредит. Все поступления наличных средств будут складываться из поступлений со счетов дебиторов и продажи за наличные и составят 79 тыс. руб. (72 + 5).

Затраты на производство составят 56 тыс. руб. (80% от объема продаж), торговые и административные расходы — 6 тыс. руб. (8% от объема продаж). Фиксированные расходы будут складываться из фиксированных эксплуатационных издер­жек в размере 1500 руб. и ежемесячной выплаты процентов и арендной платы в размере 500 руб.; итого 2000 руб. (Расходы на амортизацию здесь исключаются по той причине, что они не являются затратами наличных средств, хотя и входят в себе­стоимость продукции).

Чистый приток наличности определяется как разность между поступлением наличных средств и суммой всех затрат на производ­ство и реализацию продукции. Если разность имеет отрица­тельное значение, то фирма будет иметь отток наличных средств. Чистый приток наличных средств фирмы «Лето» в январе 2011 г. определен в размере 15 тыс. руб. (79 – (56 + 6 + 2)).

Остаток наличных средств на конец месяца определяется как сумма остатка средств на конец предыдущего месяца и чистого притока средств за текущий месяц. На конец января остаток наличных средств составляет 35тыс. руб. (20 + 15).

Аналогичным образом заполняются все строчки таблицы. Используя полученный бюджет наличности, менеджер компа­нии видит, что дополнительные наличные средства будут не­обходимы компании в апреле, мае, июне и июле. Максимальная потребность в наличных средствах ожидается в июне, однако, эта сумма несколько меньше суммы кредита (110000 руб.), которые предоставляет банк. Хотя компании и необходимо будет привлечь кредиты, тем не менее, прогноз бюджета наличности указывает на то, что серьезных проблем с наличными средствами не возник­нет. С имеющимися резервами наличности компания будет иметь возможность осуществлять свою деятельность, не обращаясь к дополнительным займам.

Конечно, потребность в наличных средствах для любой ком­пании определяется условиями, в которых функционирует ком­пания. Фирмам, работающим в нестабильных условиях, когда нет достаточной уверенности в том, каковы будут объем продаж, поступления средств и затраты, понадобится больше наличных средств, нежели тем, которые работают в более стабильных усло­виях. Чем труднее прогнозировать события, которые могут иметь место в будущем, тем больше необходимость иметь достаточное количество наличности для покрытия непредвиденных расходов. Бюджет наличности может служить ориентиром при определении состояния дел компании. Если объем наличных средств, которыми располагает компания, упадет ниже предсказанного уровня, это может стать первым предупреждением о возможных трудностях фирмы. Таким образом, бюджет наличности используется не только в качестве орудия планирования, но и как механизм контроля.