В соответствии с современной терминологией в зависимости от масштабов объекта управления ИТ делятся на три класса:
1. Настольные
2. Офисные
3. Корпоративные.
Настольные ИТ предназначены для работы одного человека. Такие ИТ часто называют АРМ (автоматизированное рабочее место).
Различают АРМ в узком смысле и АРМ в широком смысле. АРМ в узком смысле — это специализированный пакет прикладных программ (ППП) для осуществления одной обеспечивающей или функциональной ИТ, например, АРМ бухгалтера. Бухгалтерский учет ведут по разным участкам, поэтому различают:
- АРМ по учету труда и его оплаты;
- АРМ по учету оборотных средств;
- АРМ по учету основных фондов;
- АРМ готовой продукции и ее реализации (АРМ складского учета);
- АРМ финансовых и расчетных операций;
- Прочие виды АРМ бухгалтерского учета.
АРМ в широком смысле – это аппаратно-программный комплекс, реализующий, обеспечивающие и/или функциональные ИТ, подобранные пользователем для автоматизации решения задач по профилю своей деятельности.
Офисные ИТ предназначены для совместной работы сотрудников офиса, отдела или другой аналогичной структурной единицы объекта управления.
Офисные ИТ включают в себя аппаратно-программные средства, реализующие обеспечивающие и функциональные ИТ деятельности одного подразделения (офиса). Например, офисной ИТ может быть сетевая ИТ бухгалтерского учета объекта управления. Это может быть ИТ обработки информации в торговом зале или ИТ складского учета, и т. п. технологии
Идея офисной информационной технологии состоит в том, что каждый сотрудник офиса работает на своем АРМ, но может пользоваться общими ресурсами офиса в форме неких программных продуктов или периферийного оборудования (сетевой принтер, модем для выхода в Интернет и работы электронной почты, сканер и т.п.). В качестве программного продукта общего пользования может быть СУБД с распределенной обработкой данных или справочно-поисковая система по юридическим вопросам, или подобная продукция.
Офисные ИТ реализуются с помощью локальных вычислительных сетей и соответствующего программного обеспечения.
Корпоративные ИТ предназначены для обслуживания работы целого предприятия, учреждения организации или их объединения. Эти системы автоматизируют документооборот по всей финансово хозяйственной деятельности объекта управления.
Корпоративные технологии, внедренные на предприятии, по сравнению с обычным набором не корпоративных технологий имеют следующие преимущества:
1. Автоматизируется документооборот предприятия. Обработка документов строится в соответствии с обычной технологией, но передача документов между исполнителями и на подпись осуществляется автоматически. При этом сводятся к нулю возможность их неправильного адресования или потери. Система контролирует сроки исполнения работ и выдает напоминания исполнителям.
Возможен такой вариант автоматизации документооборота, когда автоматизируется не сам документооборот, а его сопровождение. Вариант целесообразен для обработки большого массива поступающих на объект управления сторонних (поступающих из других объектов управления, не входящих в анализируемую корпорацию) документов.
2. Технология документооборота моделируется. Обычная технология допускает разнообразные формы подготовки документов одного назначения и пути их продвижения до выполнения требуемого действия. При этом случается, что документы теряются или отправляются не по назначению. При исправлении таких ситуаций проводятся дополнительные консультации служащих. Но ошибки окончательно не исключаются.
Корпоративные информационные технологии строятся иначе. Руководство объекта управления с помощью специалистов-системщиков описывает технологический процесс документооборота, определяя какие документы участвуют в процессе и кто из специалистов отвечает за действия с ними. После этого руководство уже не инструктирует своих сотрудников и не контролирует последовательность действий, т.к. в этом нет необходимости. Система сама не позволит персоналу делать ошибки.
3. убираются внутрифирменные барьеры. При старой технологии каждое подразделение имеет свои базы данных (БД) в форме, например, журналов учета или компьютерных БД, установленных на автономных ПК или серверах. Ознакомиться с ними иначе, как посмотреть на месте хранения (установки) невозможно. Поэтому на больших предприятиях существует проблема «информационной разобщенности специалистов разных подразделений». Корпоративные системы объединены единой компьютерной сетью и весь коллектив работает как одна команда на достижение общей цели.
Наиболее подходящей здесь является технология клиент – сервер. На сервере хранятся базы данных подразделений, причем каждое подразделение может корректировать только свою БД, а читать – все. Этим обеспечивается защита данных от ошибок: от случайностей и «злого умысла». Кроме того, система клиент – сервер позволяет одновременно работать большому числу пользователь. (Сущность системы клиент – сервер смотри в следующем разделе настоящего пособия).
4. Автоматизация учета. Известно, что учет финансово-хозяйственной деятельности объекта управления состоит из трех этапов: оперативный учет, бухгалтерский учет и финансовый анализ. Сегодня на рынке есть множество программ в виде АРМ для складского и бухгалтерского учета и финансового анализа. Но объединить все эти системы учета раньше не удавалось, т.к. часто они были реализованы на разных операционных платформах. После того как были разработаны средства автоматизированной разработки систем, так называемые case-средства, появилась возможность создания единой автоматизированной технологии учета финансово-хозяйственной деятельности всего корпоративного объекта управления.
5. Доступ в международные информационные сети. С помощью Интернета вы можете:
- вести деловую переписку по электронной почте,
- получать и посылать заказы, выставлять клиентам счета, обсуждать и согласовывать тексты контрактов,
- получать (покупать) программное обеспечение у фирм- разработчиков компьютерных технологий,
- обращаться к огромным объемам информации по любым областям знаний,
- помещать в сеть свои прейскуранты, прайс-листы и другую информацию для общего ознакомления.
6. Удобство и простота работы.
Современные корпоративные компьютерные технологии обладают так называемым «интуитивно понятным интерфейсом». Это означает, что уже после 1-2 часов экспресс-обучения человек может свободно общаться с программой. Такие системы учитывают психологию людей, они дружелюбны и понятны. Работать с ними может даже непрофессионал.
Однако корпоративные технологии обладают не только преимуществами, но и проблемами, связанными с их внедрением. Рассмотрим эти проблемы.
Недостатки и сложности внедрения и содержания в рабочем состоянии корпоративных ИТ:
- Высокая стоимость, возрастающая с увеличением масштабов объекта управления.
-
сложность и большой срок внедрения:
- Настольные ИТ внедряются за период от нескольких часов до нескольких дней;
- Офисные ИТ внедряются за несколько недель;
- Корпоративные ИТ внедряются поочередно: в течение нескольких месяцев или кварталов внедряется 1-ая очередь, затем 2-ая и т.д., – процесс последующего совершенствования корпоративных ИТ осуществляется непрерывно.
- Необходимость переобучения большей части персонала.
- Потребность в постоянном присутствии квалифицированных специалистов в области ИТ для обеспечения бесперебойной работы ЭИС.
Эти факторы усложняют или даже препятствуют внедрение офисных и особенно корпоративных ИТ.
Конкретный выбор автоматизированной информационной технологии для каждого объекта управления должен осуществляться с учетом задач, решаемых руководством объекта, его масштабов, отраслевой специфики, традиций и финансовых возможностей.
Загрузка...
