Данное Положение составлено на основе «Политики закупок товаров и услуг» Некоммерческого партнерства «Всероссийская сеть снижения вреда» (далее – НП ВССВ), утвержденной решением Совета НП ВССВ от 27 января 2006 года.   

Положение принято с целью эффективного управления закупками и поставками и описывает управленческую деятельность, связанную с получением товаров любого назначения в достаточном количестве, гарантированного качества, закупленных по наиболее низким ценам и в соответствии с российским  законодательством. Процедуры, изложенные в настоящем Положении также способствуют рациональному использованию средств, обеспечивают прозрачность ведения закупок и минимизируют  факты коррупции в процессе закупок.

2.  Закупки товаров и услуг, проводимые организациями, получающими средства от  НП ВССВ по договору целевого финансирования на реализацию благотворительного проекта

 

Значительные закупки услуг и расходных материалов для реализации проектов организации, получающие средства по договору целевого финансирования от НП ВССВ (далее – суб-получатели), проводят самостоятельно на местах. 

 

Лицом, ответственным за закупки и хранение товаров, является руководитель организации-получателя средств. 

Всю необходимую документацию о закупках в установленной форме суб-получатель представляет финансовому менеджеру НП ВССВ.

 

Закупки могут осуществляться организациями-субполучателями на основе:

А. Cравнения предложений,

Б. Проведения тендера, 

В. Оплаты счета от поставщика

 

2.А. Сравнение предложений

 

В случае если сумма закупки товаров или услуг не превышает эквивалента $25 000, суб-получатель проводит сравнение предложений как минимум от трех компаний. Спецификация товаров или услуг отправляется как минимум трем компаниям-поставщикам, которые наиболее известны на данном рынке товаров или услуг, вместе с письмом, в котором оговорены сроки предоставления информации от данных компаний.

 

После получения предложений от трех компаний составляется Таблица сравнения предложений (Форма № 3а), в которой должны быть указаны:

 — наименование компании-поставщика,

 — цена единицы товара,

 — сроки поставки товаров или услуг и условия поставки,

 — условия доставки,

 — гарантии качества товара или услуги,

 — дополнительные скидки или бонусы.

 

 При выборе поставщика должны быть учтены следующие критерии:

 — цена товара или услуги,

 — качество продукции или услуги,

 — сроки поставки товара или услуги и условия поставки,

 — положение компании на рынке товаров или услуг,

 — наличие лицензий на виды деятельности и сертификатов на продукцию.

 

При прочих равных условиях должна быть выбрана компания-поставщик, предлагающая минимальную цену за предлагаемый товар или услугу cоответствующего качества, указанного в спецификации товара или услуги.  В случае если выбранная компания по каким-то причинам не сможет подписать договор или выполнить условия договора, то договор может быть заключен с компанией-поставщиком, занявшей в конкурсе/тендере второе место.

 

2.Б. Проведение тендера

 

На любые единовременные закупки товаров и услуг на сумму, эквивалентную $25 000  и выше (или если сумма контракта потенциально превышает эквивалент $100 000 в год) суб-получатели обязаны проводить тендер. Тендер может быть открытый (с опубликованием объявления о тендере в СМИ) и закрытый (подразумевает проведение тендера среди более чем трех компаний).  

 

2.Б.1. Суб-получатель составляет приглашение  для участия в  тендере, которое должно содержать следующую информацию:

 — наименование и адрес суб-получателя,

 — спецификацию, количество и место поставки продукции,

 — желательные сроки поставки продукции,

 — срок и место подачи заявки для участия в тендере.

 

Технические спецификации должны содержать ясную и точную характеристику закупаемой продукции (или услуги) с целью создания открытой конкуренции между поставщиками. 

 

Технические спецификации не должны содержать ссылок на конкретные торговые марки, фирменные наименования, патенты, эскизы или модели, источник происхождения или на производителя. В случаях, когда такие ссылки вызваны объективной необходимостью, спецификация должна содержать слова «или эквивалент».

 

Суб-получатель вправе требовать от поставщика документы или иную информацию, которая позволит оценить квалификацию поставщика.

 

Поставщик должен иметь необходимые профессиональные знания и квалификацию, финансовые средства, оборудование и другие материальные возможности, опыт и положительную репутацию, быть надежным, обладать необходимыми трудовыми ресурсами для выполнения контракта, исполнять обязательства по уплате налогов в бюджеты всех уровней и обязательных платежей в государственные внебюджетные фонды и не должен быть неплатежеспособным, находиться в процессе ликвидации (для юридического лица), быть признан несостоятельным (банкротом).

Поставщиком не может являться организация, на имущество которой наложен арест и (или) экономическая деятельность которой приостановлена.

 

Суб-получатель должен  отстранить  поставщика  от участия в тендере, если выяснится, что поставщик предоставил  заведомо ложную информацию.

 

2.Б.2. Суб-получатель должен провести тендер и собрать необходимый пакет юридических документов от поставщиков в соответствии с законодательством РФ в течение срока, указанного в приглашении для участия в тендере. В собранных документах должна содержаться следующая информация:

 — наименование товара,

 — стоимость за единицу товара,

 — сроки и условия поставки,

 — условия заключения договора.

 

Полученные заявки оцениваются по следующим критериям:

 — соответствие указанным техническим характеристикам товаров или услуг,

 — цена поставки,

 — срок и условия поставки,

 — условия сотрудничества,

 — общий профессиональный уровень поставщика и его репутация на деловом рынке.

 

Решение о выборе поставщика принимает Комиссия, которая должна состоять не менее чем из трех человек. Комиссия выбирает поставщика с лучшими условиями и минимальной ценой. Решение комиссии оформляется протоколом.

 

О результатах тендера всем участникам сообщается в устной или письменной форме.

 

2.В. Оплата счета поставщика без сравнения конкурентных предложений

 

Прямая оплата счета поставщика без сравнения конкурентных предложений подразумевает оплату за единовременное приобретение товаров  или услуг на сумму менее $ 200.

 

Приобретение товара или услуги и оплата его по счету может быть произведена только в следующих случаях:

 — безотлагательная необходимость в некотором товаре или услуге при невозможности отложить закупку данного товара или услуги на более поздний срок и невозможности проведения сравнения предложений  нескольких поставщиков,

 —  возникновение условий,  которые не могли быть заранее предвидены ответственным за бюджет сотрудником проекта,

 — необходимость дополнительной поставки исходным продавцом с целью устранения несовместимости оборудования или технических сложностей в эксплуатации,

 — сравнение предложений или тендер не были успешными.

 

3. Отчетность по проведенным закупкам в НП ВССВ.

 

До начала фактического осуществления закупок финансовому менеджеру НП ВССВ должны быть направлены следующие документы:

 — Таблица сравнения предложений и копии предложений от трех поставщиков (при проведении сравнения предложений), как это указано в пункте 2.А настоящего Положения.

 — Все документы на проведение тендера, которые были обозначены в пункте 2.Б настоящего Положения, а также решение уполномоченного органа организации (Комиссии) в составе не менее трех человек.

— Письмо с обоснованием необходимости прямой оплаты счета поставщика (в случаях, указанных в п. 2.В настоящего Положения).

 

Финансовый менеджер НП ВССВ анализирует полученную документацию. В случае если представленная документация удовлетворяет всем требованиям настоящего Положения, финансовый менеджер в письменном виде информирует суб-получателя о возможности заключить договор с выбранной компанией-поставщиком.

 

В случае если представленная документация не удовлетворяет требованиям, представленным в настоящем Положении, финансовый менеджер НП ВССВ в письменной форме извещает суб-получателя об обнаруженных недостатках. После представления исправленной документации или проведения нового конкурса, финансовый менеджер НП ВССВ в письменном виде извещает суб-получателя о возможности заключить договор с выбранной компанией-поставщиком.

 

Договор с компанией-поставщиком не может быть заключен на срок более чем 1 год, после его окончания суб-получатель обязан провести процедуру сравнения предложений или тендер повторно. Объем поставок и количество поставок в рамках договора регулируются суб-получателем.

 

Руководитель проекта должен отслеживать правильность исполнения договора и все нарушения заносить в Список нарушений условий договора (Форма № 3б). В случае если компания-поставщик допускает серьезные нарушения условий договора (сильно изменены сроки поставки, товары или услуги не соответствуют обозначенному в договоре уровню качества), руководитель проекта направляет заполненную Форму по исполнению договора финансовому менеджеру НП ВССВ, который после рассмотрения представленной формы может рекомендовать суб-получателю поменять компанию-поставщика.

 

В случае если товар приобретается значительной партией, организация-получатель обязана проинформировать финансового менеджера  НП ВССВ о том, где именно будет храниться товар, кто является лицом, ответственным за хранение товара, возникают ли дополнительные расходы по хранению товара, не предусмотренные ранее в бюджете проекта.

 

Копии документов по закупкам товаров и услуг предоставляются в НП ВССВ вместе с финансовой отчетностью в соответствии с установленным графиком предоставления отчетности.