Понятие «офис-менеджмент» относительно недавно появилось в нашем обиходе, поэтому концепция подготовки специалистов в этой сфере по сегодняшний день остается неопределенной. Вполне естественно, что подготовка должна вестись в соответствии с требованиями потенциальных работодателей, однако сами работодатели зачастую не могут четко сформулировать эти требования.
Возникновение офис-менеджмента обязано переходу России к рыночным отношениям. При административно-плановой системе хозяйствования трудовой деятельностью считалась только та работа, которая была связана с видоизменением природы при обязательном наличии физически осязаемых предметов и средств труда. В соответствии с подобным утверждением труд чаще всего находился в сфере материального производства, а труд в непроизводственной сфере вызывал непризнание этой деятельности трудом. В рыночной экономике трудом считается любая целенаправленная деятельность человека, требующая от него затрат мысли, усилий, энергии и времени вне зависимости от области применения и способов организации работы. Следовательно, управление делами офиса и дома можно смело выделять в самостоятельную концепцию.
Неопределенность модели специалиста в сфере офис-менеджмента обусловлена тем, что сам работодатель не может до конца сформулировать свое видение по данному вопросу. Нередко взгляды на модель специалиста расходятся, а порой и противоречат друг другу. По мнению одних — офис-менеджер должен выполнять строго определенные функции по управлению текущими делами дома и офиса, по мнению других — должен совмещать множество разных
функций, порой не связанных между собой (например, управление и уборка помещения).
Для малого бизнеса характерно совмещение должностных обязанностей, так как подобные предприятия стремятся к максимальному сокращению персонала, а как следствие, сокращению текущих затрат. Однако ВУЗ не может готовить специалиста «на все руки». В ходе изучения образовательных программ формируется определенная модель специалиста. Офис-менеджер, имеющий диплом высшего учебного заведения обладает определенными теоретическими знаниями и практическими навыками, что позволяет ему заниматься конкретной деятельностью. Поэтому совмещение функций, напрямую не относящихся к его компетенции, приводит к разногласиям между работодателем и специалистом.
Данную проблему можно решить при приеме на работу, т. е. заранее договориться о должностных обязанностях потенциального сотрудника. Более того, эти обязанности должны быть обязательно отражены в должностной инструкции, которую подписывают обе стороны. Большинство российских компаний пренебрегают подобными документами, считая их второстепенными.
Следующий путь-дисциплины по выбору. Будущий специалист должен осознанно подойти к получаемой квалификации и строить образовательную программу на свое усмотрение. Здесь необходимо участие обеих сторон — специалиста и ВУЗа. Образовательные учреждения должны более мягко подходить к формированию учебной программы, т. е. предоставить максимальное количество изучаемых дисциплин на выбор, кроме обязательных.
С другой стороны, студент должен четко представлять себе модель получаемой специальности и видеть результат обучения уже на стадии поступления в ВУЗ. Поэтому он должен выбирать те дисциплины, которые на его взгляд, помогут приобрести знания и навыки необходимые для формирования специалиста и дальнейшей трудовой деятельности.
В России любое образование построено по принципу изучения и знания теории. В отличие от западной модели практика считается вторичным делом по отношению к теории. На западе теоретические знания не являются обязательными, основной акцент при обучении делается на умение управлять ресурсами и людьми, принимать решения и т. д. Западные школы больше ориентированы на практические умения, чем на теоретическую подкованность. За рубежом огромное внимание уделяется разбору практических случаев (case — кейсов). Такой подход позволяет развить навыки быстро мыслить, легко ориентироваться в нестандартных ситуациях и эффективно управлять делами офиса в условиях быстро меняющейся среды. Поэтому преподавателям следует обратить больше внимания на практическую сторону подготовки специалиста.
Немаловажно приобщение студентов к соответствующим периодическим изданиям: журналам, газетам, где освещается опыт разных компаний и отдельных специалистов по определенной проблеме. Обзор такой литературы позволит специалисту постоянно пополнять багаж знаний, находить пути решения возникающих вопросов, видеть перспективы своей деятельности.
Контакты ВУЗа с потенциальными работодателями должны иметь постоянную основу. В первую очередь, это активное участие структур малого бизнеса в научных семинарах и конференциях, а также практической стороне обучения. Без выяснения требований работодателя подготовка специалистов теряет смысл. Необходимо прояснение теоретических и практических аспектов подготовки будущего специалиста уже на стадии обучения.
