Офисные вакансии традиционно считаются наиболее востребованными на рынке труда. Действительно, чем бы ни занималась компания, трудно предположить, что она сможет обойтись в своей работе без персонала, обеспечивающего жизнедеятельность офиса.
Обязанности офис-менеджера во многом зависят от специфики деятельности, масштаба, структурной организации компании и даже от личности руководителя. Но в любом случае, главной функцией офис-менеджера является обеспечение гармоничной и координированной работы офиса.
Традиционно в основные обязанности офис-менеджера входят:
- административная поддержка деятельности офиса: контроль работы секретариата, контроль наличия канцелярских товаров, закупка расходных материалов, заказ визиток, решение организационных вопросов (заказ гостиницы, обеды для сотрудников), работа, связанная со структурными изменениями (например, организация переезда в новый офис), общение с внешними инстанциями (например, с пожарной охраной) и т. д. Иногда офис-менеджеру поручают контроль исполнения управленческих решений;
- представительские функции: командировки, прием гостей, организация деловых встреч, работа с клиентами и т. д.
В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности офис-менеджера, в том числе:
- менеджера по кадрам;
- секретаря;
- бухгалтера.
В небольшой компании, где не так много работы с кадрами, офис-менеджер может выполнять обязанности менеджера по кадрам. В больших компаниях вряд ли будет эффективным поручать офис- менеджеру обязанности кадровика в полном объеме.
Лучше, если его обязанности будут ограничены простым кадровым делопроизводством. Вопросы подбора персонала не только требуют специальной подготовки, но и отнимают много времени, делая невозможным нормальное выполнение прямых обязанностей офис- менеджера.
Многие малые предприятия выводят бухгалтерские функции на аутсорсинг, ограничивая работу своего предприятия в области бухгалтерского учета оформлением первичных документов, который чаще всего поручают офис-менеджеру. Работа с первичной отчетностью требует внимательности и сосредоточенности, в то время как офис- менеджер, отвлекается на телефонные звонки и часто отсутствует в офисе. Такое совмещение может быть целесообразным только для совсем небольших фирм, либо при перераспределении функций по обработке первичных документов среди нескольких сотрудников.
Как правило, в больших компаниях существование в штатном расписании должности офис-менеджера подразумевает наличие отзольной должности секретаря (или даже целого секретариата). Малые предприятия предлагают офис-менеджеру выполнять функции секретаря — работать на приеме звонков, вести делопроизводство, перевод корреспонденции. Должности офис-менеджера и секретаря не всегда совместимы, так как выполнение представительских функций подразумевает частое нахождение офис-менеджера вне офиса, в то время как секретарь обязан практически постоянно находиться у телефона. Поэтому необходимо расставить акценты в обязанностях офис- менеджера: нужен ли ему работник, который все время находится в офисе, или специалист, который более занят внешней деятельностью.
Совмещение функций является для офис-менеджера одной из основных особенностей при работе на малом предприятии. Поэтому офис-менеджер должен обладать практическим опытом работы и почти универсальными познаниями: иностранный язык, устный и письменный русский, умение обращаться с компьютером Word, Excel, Интернет, электронная почта) и оргтехникой, знание делопроизводства, кадровой работы, основ бухгалтерии (для понимания общих финансовых вопросов), опыт организации семинаров, встреч и презентаций и т. д.
Кроме этого, офис-менеджер должен быть своеобразным психологом на фирме, который должен улаживать конфликты, а не обострять их. Поэтому помимо пунктуальности, аккуратности и организованности хороший офис-менеджер должен обладать коммуникабельностью, дипломатичностью, чувством меры и даже интуицией.
Похожие статьи